معرفی دستیار اجرایی
پشت هر مدیر موفق، قطعا یک دستیار اجرایی توانمند و کار آمد حضور دارد. اکثر مدیران موفق و برتر دنیا، برای خود یک دستیار شخصی دارند. که به طور معمول کار های اجرایی آن ها را بر عهده دارد. یک مدیر می تواند با داشتن یک نماینده اجرایی از وقت خود بهترین استفاده را داشته باشد.
از ویژگی های بارز یک دستیار اجرایی (ایجنت اجرایی) می توانیم به داشتن اعتماد به نفس، قدرت تصمیم گیری بالا اشاره نماییم.
چند نوع دستیار اجرایی داریم؟
در معرفی دستیار اجرایی باید بیان کرد که دو نوع دستیار اجرایی وجود دارد یکی استخدام شده درون سازمان یا شرکت میباشد که امور روزانه و کارهای جاری مدیران را انجام میدهد. و نوع دیگر دستیار اجرایی به صورت پروژه ای وارد سازمان یا شرکت میشود. که حقوق و زمان حضور آن بستگی به مدت اجرای یک پروژه دارد.
مسئولیت های دستیار اجرایی درون سازمان یا شرکت
دستیار اجرایی اولین وظیفه ای که بر عهده دارد، کنترل و هندل کردن ارتباط مدیر با افراد داخل و خارج از سازمان می باشد. او موظف است تا داده ها و ثبت نام ها کنترل کرده و سیستم های اداری را طراحی و نگهداری کند. هم چنین تهیه ویزا و تنظیم سفر ها و هماهنگی های لازم برای محل اقامت مدیر از جمله وظایف دستیار اجرایی می باشد.
او می تواند تماس های تلفنی مدیر را کنترل کرده و ملاقات با میهمانان را در هر سطحی، مدیریت نماید.
سازماندهی امور روزانه و هندل کردن قرار های ملاقات مدیر نیز از دیگر وظایف یک ایجنت ماهر می باشد.
او یک پل ارتباطی میان مشتریان، تامین کنندگان و دیگر کارکنان و مدیر سازمان می باشد.
مهارت های مورد نیاز برای یک دستیار اجرایی
یک ایجنت علاوه بر این که باید تجربه مرتبط و دانش کار های اجرایی را دارا باشد.باید مهارت هایی چون برقراری ارتباط کلامی و نوشتاری با سایر افراد، فناوری اطلاعات، توانایی انجام کار های تحت فشار و با محدودیت های سخت، توانایی مدیرت زمان، توانایی جزیی نگری، انعطاف پذیر و سازگار با کلیه افراد و اتفاقات پیش آمده، را دارا بوده تا بتواند کلیه امور واگذار شده را به بهترین نحو انجام دهد.
یک دستیار اجرایی می تواند هم گام با مدیر ، قدم برداشته و او را به پیشرفت کاری ترغیب نماید.
او می تواند مانند یک آرامش خاطر کنار مدیر، امور اجرایی وی را به عهده گرفته. و برای انجام کلیه کار ها به نحو احسنت، تیم سازی نموده و وظایف را بر اساس مهارت های فردی تقسیم نماید.
هر شخصی که می خواهد امور کاری روزمره خود را به درستی انجام دهد. و تصمیم دارد تا در کسب و کار خود پیشرفت نماید. قطعا نیاز به یک دستیار اجرایی دارد.
ایجنت شخصی ماهر و کار کشته است که می تواند در کلیه امور اجرایی شما را یاری دهد. تا پله های ترقی را یک به یک طی نمایید و کسب و کار خود را گسترش دهید.
